Comment préparer un plan B météo pour un mariage en extérieur ?

Prévoyez le repli pour la pluie, le vent, l'orage et la forte chaleur, qui ne demandent pas le même abri. Le but est de savoir, avant le mariage, où vous vous installez et comment la journée continue si la météo l'exige.

Comment préparer un plan B pour un mariage en extérieur ?

Préparez-le en cinq étapes, au moment où vous réservez le lieu, puis dans les jours qui précèdent le mariage.

1. Visitez l'espace de repli. Faites-vous montrer la salle ou la structure prévue, et imaginez-la avec votre nombre d'invités, vos tables et le matériel des prestataires.
2. Faites préciser le repli pour chaque situation. Pluie, vent, orage, forte chaleur : l'abri qui convient change de l'une à l'autre.
3. Fixez l'heure limite de décision avec le lieu. Elle dépend du temps qu'il faut pour installer la configuration de repli.
4. Nommez une personne référente. Elle coordonne le changement le jour J, pour que les questions ne remontent pas jusqu'à vous.
5. Chiffrez le repli par écrit. Faites préciser ce qui est payé à la réservation et ce qui n'est facturé que si le repli sert.

Si une structure doit être louée, notez la date limite pour la réserver ou l'annuler sans frais. Dans Après Le Oui, vous pouvez en faire une tâche datée : un e-mail de rappel part trois jours avant l'échéance, puis la veille, gratuitement (tâches).

Comment vérifier l'espace de repli pendant la visite ?

Demandez à voir l'espace prévu en cas de mauvais temps, et vérifiez qu'il accueille tous vos invités dans chaque configuration de la journée.

Une salle assez grande pour un cocktail debout peut être trop petite pour le même nombre de personnes assises à table. Si la cérémonie et le dîner doivent se tenir dans la même pièce, prévoyez où les invités attendent pendant le changement d'installation.

Vérifiez notamment :

• La capacité dans chaque configuration : cérémonie, cocktail, dîner et soirée.
• Les accès : un chemin praticable depuis le parking, y compris pour les personnes à mobilité réduite et les poussettes.
• Le sol : sa stabilité et son état après plusieurs heures de pluie.
• Le confort : lumière, ventilation, température et acoustique.
• Les équipements : branchements, sonorisation et place pour le traiteur.
• Les déplacements : rejoindre les sanitaires ou une autre salle sans traverser un terrain détrempé.

Demandez au lieu un plan d'installation du repli, et faites-le relire à vos prestataires, pour qu'ils vérifient qu'ils y ont leur place. Notre guide pour choisir son lieu de mariage liste les autres questions à poser pendant la visite.

Faut-il le même repli pour la pluie, le vent, l'orage et la chaleur ?

Non. L'abri prévu pour une averse ne convient pas forcément à un orage, et une salle couverte ne protège pas de la chaleur si elle est mal ventilée.

En cas d'orage, Météo-France conseille de se mettre à l'abri dans un bâtiment en dur. Les décisions de sécurité suivent les consignes du lieu, des professionnels responsables des installations et des autorités.

Par forte chaleur, discutez aussi de la possibilité de raccourcir ou de décaler un moment prévu en plein soleil, et évaluez une tente fermée et peu ventilée avec la même attention qu'un espace en plein air.

Quand décider d'activer le plan B ?

À l'heure limite convenue avec le lieu, qui dépend du temps nécessaire pour installer le repli. Déplacer quelques chaises dans une salle libre demande moins d'avance que faire livrer une structure puis réinstaller un dîner complet.

Organisez-vous en trois temps.

1. À la réservation du lieu, confirmez la disponibilité du repli, son coût et les équipements nécessaires. Si une location est indispensable, fixez ses conditions de réservation et d'annulation.
2. Dans les jours qui précèdent, suivez les prévisions et échangez avec le lieu et les prestataires. Sur ses prévisions à plusieurs jours, Météo-France affiche un indice de confiance : une note qui indique la fiabilité de la prévision (l'indice de confiance expliqué par Météo-France).
3. À l'heure limite, décidez, puis continuez à suivre l'évolution des conditions et les consignes du lieu.

Ne repoussez pas l'heure limite dans l'espoir d'une éclaircie. Les équipes ont besoin de ce temps pour installer et vérifier la nouvelle configuration avant l'arrivée des invités. Dans Après Le Oui, vous pouvez inscrire l'heure de décision comme une étape du programme du jour J, avec le repli décrit dans sa note, gratuitement (programme du jour J).

À quoi ressemble un plan B qui fonctionne ?

Voici un exemple fictif, à ajuster à votre réception. La cérémonie est prévue dans le jardin à 16 heures. Le lieu dispose d'une salle réservée au couple et indique qu'il lui faut deux heures pour y installer les chaises, la décoration et la sonorisation.

Ce plan tient parce que le temps d'installation et le rôle de chacun ont été fixés avant le mariage. Pour placer l'heure de décision dans votre journée, notre méthode pour construire le déroulé du jour J part des horaires que vous ne pouvez pas déplacer.

Qui coordonne le changement le jour J ?

Une personne référente choisie à l'avance : votre wedding planner, un coordinateur ou un proche qui accepte cette responsabilité.

Elle rassemble les informations, échange avec le responsable du lieu, confirme la configuration retenue selon ce que vous avez convenu et prévient les personnes concernées. Pour que les questions ne reviennent pas vers vous, transmettez-lui :

• Les coordonnées du lieu et des prestataires.
• Le plan d'installation de chaque configuration.
• L'heure limite de décision.
• La liste des personnes à prévenir.
• La répartition des tâches en cas de changement.

Précisez aussi qui déplace le mobilier et la décoration. Un témoin chargé de transmettre l'information ne doit pas découvrir le matin même qu'il doit aussi porter cent chaises. Dans Après Le Oui, la fiche d'urgence rassemble les téléphones et e-mails des prestataires que vous cochez, à ouvrir sur un téléphone le jour J, gratuitement. Son export PDF, pour l'envoyer à votre référent, fait partie du Premium (fiche d'urgence).

Quel budget prévoir pour le repli ?

Le montant dépend de votre lieu et de ce qu'il faut louer : demandez un chiffrage écrit des suppléments avant de réserver. Selon votre organisation, ils peuvent concerner :

• La mise à disposition d'une salle.
• La location d'une structure et d'un plancher.
• Le mobilier ou les équipements supplémentaires.
• La livraison, l'installation et le démontage.
• Le personnel nécessaire au changement de configuration.

Faites préciser ce qui est payé dès la réservation et ce qui n'est facturé que si le repli sert. Ajoutez ces montants à votre budget prévisionnel pour connaître le coût de chaque scénario. Dans Après Le Oui, chaque dépense du budget a un montant prévu, un montant payé et une échéance, ce qui permet d'y noter le repli dès la réservation, gratuitement (budget).

Quelles erreurs rendent un plan B inutilisable ?

Ces cinq erreurs font échouer un repli le jour J. Chacune se corrige avant le mariage.

Que mettre sur la fiche du plan B ?

Les réponses à six questions, sur une page à partager avec votre référent et vos prestataires.

• Lieu de repli : où se déroule chaque moment de la journée ?
• Décision : qui échange avec le lieu et confirme le changement ?
• Échéance : à quelle date et à quelle heure faut-il décider ?
• Installation : qui déplace quoi, et dans quel délai ?
• Information : qui prévient les prestataires et guide les invités ?
• Budget : quels frais supplémentaires sont prévus ?

Joignez cette fiche au programme de votre jour J. Avec elle, chacun sait quoi faire si la météo vous oblige à changer de décor.